Правила делового разговора, этикет телефонного общения, особенности эпистолярного диалога – об этом мы знаем практически всё. Но что мы знаем о том, как вести себя в интернете? А ведь и здесь регламентируются правила поведения, которые сегодня можно смело обобщать в целый свод – Сетикет.
На этот раз агентство Artcopywriting+ поделится с вами советами о том, как сделать общение по электронной почте с партнёрами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным. А в частности, поговорим о том, как правильно подобрать основу письма – его тему.
Итак, представляем guideline из 17 принципов написания темы письма, применяя которые, вы наверняка будет знать, что ваше письмо, как минимум, прочитают.
17 принципов написания тем для электронных писем
- Не забывайте указать тему письма
Хотите быстро получить ответ на письмо? Не допустите главную ошибку отправителей – не игнорируйте поле темы письма. Указание получателю на содержание сообщения не заставит ждать его решение: открывать или не открывать письмо. Сообщение без темы, как правило, откладывается в долгий ящик или вовсе удаляется: когда нужно открыть письмо, чтобы узнать, о чём оно, это вызывает у получателя раздражение.
- Напоминаем: первым делом укажите тему письма. И только потом приступайте к написанию письма
«Сначала напишу в сообщении всё, что нужно, а потом уже тему укажу,» — отодвигают многие тему письма во второстепенные задачи. Не советуем так расставлять приоритеты: тема задаст тон сообщению, и Вы не сможете в тексте отвлечься на посторонние темы, более конкретно выразите задуманную мысль.
- Краткость – сестра доходчивости
Сколько символов от темы каждого письма Вы видите, когда просматриваете почтовый ящик? На мониторе компьютера – 60, а на смартфоне в среднем лишь 25-30 символов. Пожалуй, стоит стараться обозначить тему в 6-8 словах.
- В самом начале темы сообщения укажите самые важные слова
Специалисты Сетикета призывают помещать важные части темы сообщения именно в её начало. Случайность? Агентство Artcopywriting+ так не думает: по статистике 50% электронных писем в мире просматривается с мобильных телефонов. Не хотите, чтобы Ваше письмо проигнорировали? Пишите самое главное в самом начале письма, иначе самые важные части заголовочного сообщения на мобильных устройствах рискуют быть обрезанными.
- Не используйте не важные слова вообще
«Приятно познакомиться», «Добрый день», «Спасибо» — неинформативные фразы оставьте для текста самого письма. В теме же этот этикет излишний: если тема ни о чём не скажет получателю, Ваше письмо рискует стать проигнорированным.
- Конкретность – тоже сестра доходчивости
О чём пойдёт речь в письме? Именно это и должно быть указано в теме. Скажем, если Вы отправляете резюме — смело указывайте в теме своё имя и вакансию, на которую претендуете. Не стоит называть своё письмо «Есть ли у Вас время для решения моего вопроса?» — получатель расставит приоритеты и решит, что в данный момент он не хочет открывать письмо со столь размытой и непонятной темой. Хотите задать вопрос о каком-либо событии или проекте? Указывайте в теме название того, о чём пойдёт речь.
- Призывайте темой к действию
Отправляете маркетинговые письма? Этот совет особенно важен для Вас: для достижения подлинной эффективности письма, стоит обозначить его тему так, чтобы получатель обязательно был спровоцирован к действию.
- Ключевые слова необходимы для фильтрации и дальнейшего поиска
Профессионалы заводят в электронной почте тематические папки и применяют фильтры для быстрого поиска нужной темы. Поэтому крайне важно использовать ключевые слова, отражающие смысл письма, иначе письмо может быть проигнорировано или незамечено. Хотите, чтобы получатель легко нашёл Ваше письмо через систему поиска? Обозначайте в теме ключевые слова.
- Сообщайте о желании получить ответ
Иногда получателю непонятно, нужно ему отреагировать на ответ или достаточно просто его прочитать. Поэтому финальными словами темы письма могут быть: «Пожалуйста, ответьте». Также можно возбудить интерес получателя фразой «к Вашему сведению». Эта фраза в деловой электронной переписке говорит о том, что отправитель хочет просто проинформировать и не ждёт от получателя ответа.
- Указывайте в теме письма дедлайн
Отправляете объёмный текст в письме и ждёте быстрого ответа? Обозначьте, в какие сроки Вам необходима реакция на сообщение. Например, можно подчеркнуть: «Пожалуйста, отправьте Ваш ответ до утра субботы». Так можно в несколько раз увеличить шанс своевременной реакции на сообщение.
- Ограничьте сроки ответа на письмо с помощью специальных слов
«Количество мест ограничено», «Регистрация сегодня», «Поспешите записаться на проект» — привлекайте внимание получателя и убеждайте его в том, что Вам необходимо ответить.
- Дайте получателю знать, если Вас к нему кто-либо направил
Именно в теме нужно указать имя коллеги, партнёра, коллеги, который дал Вам контакт получателя. Знакомое имя составит мнение получателя о вопросе или проекте, который Вы хотите с ним обсудит. Более того, это привлечёт внимание получателя.
- Хотите сделать какое-либо предложение? Сразу подчеркивайте это
Сомневаетесь в том, что ваше письмо сможет привлечь внимание и заинтересовать получателя? Сообщите в теме, что именно Вы предлагаете – скидки, распродажи, мероприятия, специальные предложения и т.д. Так вероятность побуждения получателя к необходимому действию возрастает в несколько раз.
- Указывайте получателя
Получатель должен быть уверен, что письмо создавалось и предназначалось именно для него. Конечно, самый лучший способ – обратиться по имени или упомянуть название компании в теме. Например, можно начать так: «Елена, изучите эти цифры: доход компании увеличился на треть».
- Заканчивайте предложение в теме письма
Начинаете помещать предложение в теме письма? Задаёте вопрос? Не раздражайте получателя продолжениями в тексте письма. Лаконично помещайте необходимое обращение в поле темы. Если же информация, которую Вы планируете отправить, слишком коротка, и «тело» сообщения вовсе не нужно — не подойдёт ли Вам месседжер или звонок? Получателя отталкивает необходимость открывать письмо, чтобы просто закончить чтение фразы, начатой в теме.
- После написания сообщения проверьте тему письма
Нередко отправитель делает рассылку: отправляет несколько писем разным получателям. Поэтому перед отправкой проверяйте, не забыли ли Вы изменить имя или название компании в теме письма? Ошибка может задеть, обидеть получателя. Перед отправкой проверяйте свой текст на неточности, перечитайте и проверьте сообщение и его тему.
- Исключите написание в верхнем регистре
Слова в верхнем регистре могут сделать письмо слишком тяжёлым для прочтения, так Вы рискуете заставить получателя испытывать определённый дискомфорт от прочтения. Используйте двоеточия и тире – они станут гранью между словами, помогут подчеркнуть основную мысль.
К сожалению, в связи с популяризацией интернет-общения, снижается его качество, сетевой этикет массово игнорируется.
Агентство Artcopywriting+ постаралось предостеречь Вас от основных ошибок, допускаемых при написании темы письма
Следуйте нашим советам – и ваши письма будут прочитаны, ведь спецназ копирайтинга и продвижения в Сети знает об интернете всё.
Источник: http://artcopywriting-plus.ru/guideline-dlya-e-mail-17-bezotkaznyx-principov-napisaniya-temy-pisma/
С почтением,
Олег Опричный.Агентство ArtСopywriting+
Искусство трансформации слов в целевые действия. Слово и дѣло
Подписка на новые статьи и материалы!
Комментариев нет:
Отправить комментарий